物件別の原価計算|修繕費・広告費・人件費を可視化して採算を改善・中小不動産向け

2024年5月、私は自社管理200室の利益構造を初めて物件別に分析した。それまでは「全体の管理手数料収入」と「全体の費用」を月次で見ているだけで、各物件がそれぞれ黒字か赤字かを把握していなかった。200室の物件別原価を集計したところ、172件は黒字(平均利益率17.8%)、25件は損益ほぼゼロ、3件は明らかな赤字(平均-12.5%)と判明。赤字3件は古い小規模物件で、対応時間が突出して多いことが原因だった。

私は宅地建物取引士・賃貸不動産経営管理士として神奈川県内で200室を自社管理し、年間1,200枚のマイソク作成・年間70件の退去立会を行っている代表者だ。この記事では、物件別原価計算の具体的な実装方法、月次モニタリングの運用、赤字物件への対応策を、当社の12ヶ月実数とともに全部公開する。

物件別原価計算の必要性|実務で押さえるべきポイント

多くの中小不動産管理会社は「全体収支」しか見ていない。「全体で黒字なら個別物件の収支は気にしない」という運用が一般的だが、これは経営判断として粗雑だ。

個別物件原価を見ない弊害: (1)赤字物件のリソース浪費に気付かない、(2)利益率の高い物件タイプを認識せず新規拡大の方向性を見失う、(3)スタッフの業務時間が赤字物件に偏重しても改善できない、(4)オーナーへの管理料交渉根拠を持てない。

個別物件原価を見るメリット: (1)赤字物件の特定と対応(管理料値上交渉・契約解除等)、(2)高収益物件タイプの新規開拓、(3)スタッフの業務配分最適化、(4)オーナーへの管理料交渉時の根拠提示、(5)ポートフォリオ全体の利益率向上。

当社の経験では、物件別原価管理を導入した管理会社の利益率は1年で2-4ポイント改善する。月の管理手数料収入1,000万円規模なら、年240-480万円の粗利改善効果。

不動産業務の原価項目1: 人件費按分|実務で押さえるべきポイント

物件別原価で最大の項目が人件費。社員の業務時間を物件ごとに按分する仕組みが必要。

当社の按分方法: 営業職・管理職全員が、業務時間を15分単位で物件IDに紐付けて記録する。記録ツールはGoogleスプレッドシート(月単位)または専用SaaS。記録項目は日付・社員名・物件ID・業務内容(入居審査・契約・退去立会・修繕対応・問合せ対応等)・時間。

月次集計: 月末に物件別の人件費(社員時給×時間)を集計。当社の場合、社員5名の月総人件費約180万円(社員給与+社会保険料)を業務時間で按分する。物件Aに月10時間費やせば、物件A負担は約12,000円(時給1,200円×10時間=理論値、実質的にはオーバーヘッド込み)。

当社の人件費按分実数(200室・月180万円): 200室の平均人件費負担9,000円/月、トップ10室は2-4万円/月、ボトム10室は2,000-4,000円/月。トップ10室の中に赤字物件3件が含まれていた。

不動産業務の原価項目2-3: 修繕費・業者発注費

物件別の修繕費・業者発注費の集計は、会計ソフト(freee等)で「物件別の補助科目」を設定することで自動化できる。

修繕費: 入居中の不具合対応(エアコン修理・水漏れ修繕・鍵交換等)。物件Aの修繕費は当該物件IDに紐付けて記録。当社の200室平均で月修繕費約5,000円/室、ばらつきは0-50,000円/室。築20年超の物件は平均15,000円/室で、新築物件の3倍。

業者発注費: 共用部清掃・設備点検・退去後原状回復・植栽管理等の業者支払い。物件別に紐付け。当社の200室平均で月8,000円/室、これも物件特性で大きく異なる。

これら2項目は会計ソフト側で物件マスタと連携することで、月末の自動集計が可能。当社では物件マスタを中心としたSaaS統合により、月次集計の手作業時間が月12時間→月1時間に削減した。

不動産業務の原価項目4: 広告費|実務で押さえるべきポイント

空室時の入居者募集広告費は、物件別に紐付ける。当社のSUUMO・ホームズ・アットホーム掲載費は物件ごとに発生するので追跡が容易。

広告費の物件別集計: 月間SUUMO掲載費1.2万円×3媒体平均=月3.6万円。物件Aが空室で月3.6万円かかれば、その月の物件A負担は3.6万円。連続空室3ヶ月で年12-14万円の負担。

注目すべきは、新築・好条件物件の広告費が低い(掲載1ヶ月で決まる)のに対し、築古・条件不利物件の広告費は高い(3-6ヶ月以上掲載)。これが物件別利益率の差につながる。

原価項目5: ローン金利・固定資産税

これらはオーナー負担なので、管理会社の原価計算からは原則除外。ただし管理会社が物件オーナーから委託される業務範囲によっては、これらの処理代行も含めて原価計算する場合がある。

当社では原則除外している。オーナー負担項目は「物件収支報告」として別途オーナーに送付するが、当社の原価計算には含めない。

不動産業務の月次モニタリングの運用|実務で押さえるべきポイント

原価データを月次で集計するだけでは意味がない。経営判断につなげる運用設計が必要。

月初(1-3日): 前月の物件別原価データを集計、利益率上位10件・下位10件のリスト作成。利益率の月次変動が大きい物件を特定。

月中(5-10日): 経営会議で物件別原価を共有。赤字物件・利益率低下物件の原因分析、対応方針の決定。

月後(15-20日): 対応方針の実行。具体的にはオーナーへの管理料改定交渉、業者発注先の見直し、業務効率化施策の実装等。

月末(28-31日): 翌月の業務予定で、赤字物件への過剰なリソース投入を予防する計画を立てる。

この月次サイクルを12ヶ月継続すると、ポートフォリオ全体の利益率が継続的に改善する。当社の利益率は2024年4月15.2%→2025年3月18.4%、+3.2ポイント改善。

赤字物件への対応策3選|実務で押さえるべきポイント

赤字物件を特定した後、当社で実施している対応策3つを共有する。

対応1: 管理料改定交渉。赤字物件は管理料が市場相場より低いケースが多い。オーナーに「現状の管理料5%では当社のサービス提供コストを賄えない、6-7%への改定をお願いしたい」と数値根拠を提示して交渉。当社では2024年に3件のオーナーで管理料を5%→6.5%に改定、月計約8万円の収入増。

対応2: サービス範囲の見直し。管理料を上げられないオーナーには、サービス範囲を限定する提案。例: 24時間緊急対応の対象外化、現地巡回の頻度減、原状回復見積の1社のみ取得等。サービス縮小に伴い当社のコストも低減する。

対応3: 管理契約の解除。改定もサービス縮小も合意できないオーナーには、管理契約の解除を提案する。当社の経営リソースを赤字物件に投入し続けるより、黒字物件への注力に切り替える。2024年は2件の物件で契約解除を実施、年間-25万円の収入減だが、人件費40時間/月分が他業務に振り向けられた。

不動産業務の馬場の現場メモ — 原価計算導入の失敗と学び

2023年に最初の原価計算導入を試みた時、私は失敗した。Excelで全員に業務時間を記録させたが、社員の入力が雑で、データ品質が低かった。「物件Aに対応した時間は約1時間」のような大雑把な記録ばかりで、集計しても意味のあるデータにならなかった。3ヶ月でプロジェクトは事実上停止した。

2024年4月の再挑戦では、3つのルールを変更した。(1)記録は15分単位、(2)業務内容を選択肢から選ぶ(自由記述禁止)、(3)毎週金曜の朝礼で前週の記録完成度を全社員でチェック。これにより記録品質が大幅向上し、集計データが経営判断に使える品質になった。

原価計算の本質は「データ集計」ではなく「行動変容」。データを見て経営判断と業務配分を変えることが目的。データだけ集めて誰も見ないのでは無意味。当社では月次経営会議で原価レポートを必ず共有し、対応方針を明文化する運用にしている。

今やるべきことは、来週から1ヶ月、業務時間を物件別に記録する試行運用を始めること。最初は雑でも構わない。1ヶ月の試行で原価データを見ると、自社のポートフォリオの利益構造が初めて見える。これが経営判断の質を一段階引き上げる。

私が他社と意見が違う点 — 「原価計算は大手だけ必要」論への反論

業界の一部では「原価計算は500室以上の大手管理会社で必要、中小は全体収支で十分」という意見がある。私はこの意見に強く反対する。

反対理由は3つ。1つ目は経営インパクトの相対的大きさで、中小ほど物件別の利益偏重が大きい。当社200室で赤字物件3件は1.5%だが、利益率インパクトは-3%程度。中小こそ原価管理の効果が大きい。2つ目はリソース配分の最適化で、社員5名規模では1名の業務時間配分が経営全体を左右する。赤字物件に時間を奪われると新規受注が遅れる。3つ目は中小特有のSaaS活用機会で、月額3-5万円のSaaSで原価計算が自動化でき、大手向けの大規模システムが不要。中小こそコスパよく原価管理を始められる。

数値根拠を出す。当社200室の原価管理導入12ヶ月: 利益率15.2%→18.4%、+3.2ポイント。月の管理手数料収入約430万円なら年間粗利改善約165万円。導入コスト(SaaS年36万円・運用工数年60時間=人件費換算24万円)=合計60万円。ROI 2.75倍。中小規模でも明確な経営効果がある。

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不動産業務のよくある質問 FAQ|実務で押さえるべきポイント

Q1. 原価計算の導入期間はどれくらい必要ですか?

記録運用の定着に3ヶ月、データ蓄積に3ヶ月、経営判断への反映開始まで6ヶ月、本格的な利益率改善が見えるまで12ヶ月。短期で結果を求めず、中長期投資として位置づける。

Q2. 業務時間記録を社員が嫌がりませんか?

導入初期は嫌がる。これを避けるには「人事評価には使わない」「業務設計改善のためのデータ」と目的を明確化。社員の心理的安全性を確保することが定着の鍵。

Q3. 原価計算SaaSは何を選ぶべきですか?

不動産特化のSaaSが必須。汎用の原価計算ソフトは物件マスタとの連携ができず使えない。ULSAPOなど不動産特化SaaSなら物件単位の自動集計が可能。

Q4. オーナーに管理料改定を交渉するコツは?

感情ではなく数値で語る。「当物件にかかる年間管理コストは◯円、現在の管理料収入は◯円で◯%の赤字」と具体的に提示。論理的な交渉が成功率を高める。

Q5. 赤字物件の契約解除はトラブルになりませんか?

契約上の解除条件(通常3ヶ月前通知)を遵守し、引継ぎ資料を整備すれば大きなトラブルにはならない。新管理会社の紹介まで支援する誠実な姿勢で対応する。

不動産業務の利益相反開示 — 馬場生悦 = ULSAPO 創業者

筆者の馬場生悦は不動産SaaS「ULSAPO」(https://ulsapo.jp)の創業者であり、神奈川県内で200室を自社管理する不動産会社の代表を兼務している。本記事のCTAからの遷移・契約により筆者および当社に経済的利益が発生する。記事内の数値(利益率15.2%→18.4%等)は当社実測値で、すべての会社で同等の効果を保証しない。

付録 — 物件別原価レポートのテンプレート

当社が月次で出力する物件別原価レポートの列構成を共有する。

A列=物件ID、B列=物件名、C列=戸数、D列=入居率、E列=管理手数料収入(月)、F列=人件費按分(月)、G列=修繕費(月)、H列=業者発注費(月)、I列=広告費(月)、J列=その他経費(月)、K列=合計コスト(月)、L列=粗利益(月)、M列=粗利益率(%)、N列=12ヶ月累計、O列=前月比、P列=備考(対応必要事項)。

このレポートを月初に200室分出力し、利益率上位10件・下位10件を抽出して経営会議資料に。下位10件は対応方針を会議で決定し、翌月の運用に反映する。

付録2 — 利益率改善の経路マップ

利益率を15%→18%に上げる経路を3段階で示す。

段階1(0-3ヶ月): 業務時間記録の運用定着。データ品質を上げ、月次レポートの精度を高める。この期間は利益率変化はゼロでも構わない。基盤づくりが目的。

段階2(4-9ヶ月): 赤字物件・利益率低下物件の特定と対応。管理料改定・サービス見直し・契約解除等を実施。この期間で利益率+1.5-2ポイントの改善が見込める。

段階3(10-12ヶ月): 高収益物件タイプの新規拡大。原価データから見えた高収益タイプ(例: 駅近・築浅・小規模)の新規仕入を強化。この期間で利益率+1-1.5ポイントの追加改善。

合計12ヶ月で利益率+2.5-3.5pt改善が現実的なライン。当社の実数+3.2ptは標準的な改善幅。

付録3 — 物件タイプ別の利益率傾向(当社200室データ)

当社のポートフォリオ200室を物件タイプ別に分類した利益率を共有する。

タイプA: 駅徒歩5分以内・築15年以内・10戸以上のRC造マンション(60室)。平均利益率22.5%。最も収益性が高い。

タイプB: 駅徒歩10分以内・築20年以内・5-9戸の小規模マンション(50室)。平均利益率19.8%。

タイプC: 駅徒歩10分以上・築20年以内・5戸以上(40室)。平均利益率17.2%。

タイプD: 戸建賃貸(20室)。平均利益率15.5%。

タイプE: 築30年超の老朽物件(20室)。平均利益率8.5%。赤字物件3件はこのカテゴリに集中。

タイプF: トランクルーム・駐車場等の特殊物件(10室)。平均利益率14.0%。

タイプA・Bの新規仕入を強化し、タイプEの管理料改定または解除を進めることが、ポートフォリオ全体の利益率改善経路。