導入事例 #6|オーナー兼仲介 3 名、オーナー報告書 5 種類 → 1 PDF 月末 30 分で完成

2025年7月、北関東地方の人口8万人規模の地方都市、駅前商店街の一角にある築50年の木造2階建て事務所。1階が事務スペース、2階が代表家族の住居という典型的な家族経営の小規模不動産業者PQR社(代表+妻+息子=3名、自社所有物件管理80室+地元仲介月3-5件、創業22年)の事務所で、私(馬場生悦、ULSAPO株式会社代表)は代表の渡辺さん(58歳、宅建士)、奥様の渡辺花子さん(55歳、事務一手)、息子の渡辺健太さん(28歳、3年前から父の事業に参画)の3名と座っていた。花子さんが私に見せたのは、月末2日かかる「オーナー報告書5種類×自社所有8物件分=40枚の書類束」。「これを毎月作っているうちに、母(花子さん)が肩こりで整体に通うようになりました」と健太さんが言った。本記事は、PQR社がULSAPOのオーナー報告書PDF+賃貸管理+CRM+書類管理の4機能を組み合わせて、4ヶ月で月末2日(16時間)→30分の劇的な業務改善を実現した家族経営DXの記録。社名・地域は匿名、構成と数値は実プロジェクトに基づく。

1. 会社プロフィール — 北関東地方都市・家族3名の自社所有物件管理

PQR社は北関東地方の人口約8万人の地方都市に1拠点を構える、自社所有物件管理+地元仲介の小規模不動産業者。創業2003年、代表の渡辺さんが地元金融機関を退職して創業。自社所有不動産は単身向けアパート3棟(計60室)+ファミリー向けアパート2棟(計15室)+店舗併用1棟(5区画)=合計8物件80室。年間家賃収入約3,600万円、地元仲介手数料約600万円、合計年商約4,200万円。

家族3名の役割分担

代表(渡辺さん、58歳、宅建士)が経営判断と仲介営業、奥様(花子さん、55歳)が事務全般(家賃入金管理・修繕手配・オーナー報告書作成・経理)、息子(健太さん、28歳、3年前にIT企業を退職して家業参画)が物件巡回・新規入居者対応・建物メンテナンス。3名体制で80室を回す効率の良い家族経営だが、花子さん1人に事務作業が集中していた。

オーナー構造 — 自社所有物件のため「オーナー=代表夫妻自身」

PQR社の特殊性は、80室すべてが自社所有(代表夫妻名義or自社法人名義)で、オーナーは渡辺夫妻自身ということ。外部オーナー向け管理委託ではなく、自社収益物件の管理レポートを自分達のために作っていた。しかし税理士・銀行・確定申告のために月次収支レポートが必要で、結果的に外部管理会社と同等のレポート作成業務が発生していた。

2. 導入前の課題 — 月末16時間の報告書作成、花子さん(55歳)の負担集中

課題1: 5種類の報告書を8物件分×手作業で月末2日(16時間)

月末に作成していた報告書は(1)入金明細書、(2)修繕明細書、(3)空室状況一覧、(4)月次収支表、(5)次月入金予測の5種類。各物件ごとにExcelシートで作成、印刷、ファイリング。8物件×5種類=40枚の書類を花子さんが2日間かけて作成。途中で家事(食事準備・洗濯)も同時並行のため、月末は花子さんがほぼ自宅にこもる状態。

課題2: 花子さん(55歳)の肩こり・腰痛で整体通院が常態化

月末2日のExcel・電卓・手書き作業で、花子さんが慢性的な肩こり・腰痛を発症、月2回の整体通院(自費1回6,000円・月12,000円・年14.4万円)。健太さんから「母の健康が心配」と父(渡辺さん)に相談、これがULSAPO導入検討のきっかけになった。

課題3: 家賃入金照合が紙台帳と通帳の手作業突合、月8時間

家賃入金は地元信用組合の普通口座、通帳のコピーを取って紙台帳(花子さん手書き)に転記、Excelに入力という二重作業。月80室×振込確認=月8時間、月末作業16時間とは別枠。

課題4: 修繕履歴が物件ごとの紙ファイルに分散、過去履歴の参照に時間

各物件の修繕履歴は物件ごとの紙ファイル(エアコン交換・水漏れ修理・退去時クリーニングなど)。過去5年の修繕履歴を参照したい時に、ファイルを引っ張り出して該当ページを探すだけで30分。健太さんが物件巡回時に「この部屋、前にエアコン替えたっけ」を花子さんに電話で聞いて、花子さんがファイルを探す、というやり取りが月10件以上。

課題5: 確定申告期(2-3月)に税理士への資料提出が地獄

確定申告期、税理士に提出する年次収支資料は花子さんが1ヶ月かけて12ヶ月分のExcelデータを整理。税理士から「Excelデータの形式が毎月微妙に違うので、確認に時間がかかる」と指摘され、税理士費用も年間8万円から12万円に値上げされた経緯。

3. ULSAPO検討の経緯 — 大手SaaSは規模に合わず、ULSAPO即決

比較対象A: 大手賃貸管理SaaS いえらぶCLOUD

初期50万円+月額3.5万円(年42万円+初期)。渡辺さんの評価は「3名規模で年42万円のSaaSは経営圧迫」、即却下。

比較対象B: 賃貸革命(日本情報クリエイト)

初期20万円+月額2.8万円(年34万円+初期)。「初期20万も家族経営には重い」と却下。

比較対象C: ULSAPO

提示条件: 月額0円・初期0円・オーナー報告書PDF+賃貸管理+CRM+書類管理を含む14機能フル開放・無償オンボーディング2週間。健太さんから「月額ゼロなら試してダメでも損が無い、これで母の負担が減るなら絶対やる」と即決。

4. 導入プロセス — 8週間タイムライン(2025年8月〜9月)

Week 1-2(8/4-8/17)— 息子(健太さん)主導でアカウント開設・物件マスタ登録

健太さん(28歳、元IT企業)主導でULSAPO初期設定。自社所有8物件80室のマスタを2週間で完了登録。物件ごとに「築年」「面積」「現在の入居者」「家賃」「契約満了日」「過去5年の修繕履歴」を入力。健太さんが物件巡回時にスマホで写真撮影→ULSAPOにアップロードで、物件画像も整備。

Week 3-4(8/18-8/31)— 賃貸管理の運用開始・家賃入金照合の自動化

地元信用組合の入金CSVをULSAPOにインポート(初週はShift_JIS文字化け対応のためULSAPO側で変換)。家賃入金照合が花子さんの手作業8h/月→健太さんの確認作業1h/月に短縮。花子さんは家賃入金管理から解放され、健太さんが新しい役割を担当する形に役割分担を変更。

Week 5-6(9/1-9/14)— オーナー報告書PDFの設計・5種類を1ファイル統合

Week 5の山場はオーナー報告書PDFのレイアウト設計。健太さんと私で議論しながら、(1)表紙(物件名・対象月)、(2)入金明細、(3)修繕明細、(4)空室状況、(5)月次収支、(6)次月予測の6ページ構成PDFテンプレートを設計。Week 6で7月分・8月分を試験出力、税理士に「このフォーマットなら確定申告資料として使いやすい」と確認を取った。

Week 7-8(9/15-9/28)— 過去修繕履歴の書類管理PDF化・確定申告準備

過去5年の物件別修繕履歴(紙ファイル25冊)をスキャン→PDFでULSAPO書類管理に登録。健太さんが物件巡回時にスマホで「○○ハイツ 修繕履歴」を検索すれば、5年分の履歴が3秒で出る状態に。Week 8で2024年度確定申告用の年次収支データをULSAPOから一括出力、税理士に提出。税理士から「資料が整理されていて、今年は確認時間が半分以下」と評価。

5. 導入後の効果 — Before/After表で見る4ヶ月の変化

Before/After 主要KPI比較表

定量効果サマリ

業務時間削減: 月末報告書15.5h+家賃入金7h=月22.5h削減×時給2,000円(家族経営の機会費用)=月4.5万円(年54万円)。整体費用削減年14.4万円・税理士費用削減年4万円、合計直接効果年72.4万円。SaaSコストは月額ゼロのまま。

定性効果 — 家族の生活時間と事業承継準備

花子さんから「月末2日が30分になって、家族と夕食を一緒に食べられる日が増えた」「肩こりが改善して、孫の世話に行ける余裕ができた」というコメント。健太さん(28歳)が管理業務全般を担当するようになり、将来の事業承継準備が自然に進んでいる。代表(渡辺さん)は「父が私に事業を渡した時、何の引き継ぎマニュアルもなくて苦労した。健太の世代はULSAPO上に全業務記録が残るので、承継が圧倒的に楽になる」と評価。

6. 失敗ポイントと回避策

躓き1: 花子さん(55歳)が当初「自分の仕事が無くなる」と不安

Week 1のアカウント開設時、花子さんから「私の仕事が機械に取られて、家にいる意味が無くなるのでは」と不安表明。回避策: 渡辺さんが「事務作業は機械に任せて、あなたには税理士対応・銀行交渉・地元自治会対応など人間にしかできない対外業務に集中してほしい」と役割再定義。花子さんが対外業務の中心役を担うようになり、不安が解消。

躓き2: 信用組合のCSVが特殊フォーマットで取込に時間

Week 3、地元信用組合のCSVがShift_JIS+半角カナの特殊フォーマットで、ULSAPOにインポートできず3日ロス。回避策: ULSAPO側に信用組合CSV変換機能を追加実装(ABC社事例の信用金庫対応と同様)。以降取込スムーズに。

躓き3: 渡辺さん(58歳・代表)がPC操作に苦手意識

渡辺さんは58歳でスマホ・PCに苦手意識、「ULSAPOは健太と花子に任せる、私は経営判断と仲介営業に集中」と当初運用に関与せず。回避策: 渡辺さん専用に「経営ダッシュボード(月次収支・空室率・滞納件数の3項目のみ表示)」を健太さんがカスタマイズ。渡辺さんが朝1分だけ確認する運用が定着し、経営判断スピードが上がった。

7. 担当者インタビュー — 健太さん(28歳・息子・事業承継準備中)が振り返る4ヶ月

Q1: 4ヶ月で家族にとって一番大きな変化は?

健太さん「母の表情が明るくなったことです。月末になると母がピリピリして、家全体が緊張していた。今は月末も普通の日で、家族で夕食を一緒に食べられる日が増えた。数値以上に、家族の幸福度が上がったのが一番大きい変化。父も母の負担が減って、自分のせいで母に苦労かけていたという罪悪感から解放されたみたい。」

Q2: ULSAPOで「これが効いた」機能を3つ挙げると?

健太さん「1つ目はオーナー報告書PDF。月末2日→30分は本当に革命的。2つ目は修繕履歴の書類管理。物件巡回中にスマホで履歴検索できるのが、3年前に家業に入った私にとって最大の武器。3つ目は父用の経営ダッシュボード。父がPC苦手でも、朝1分の確認で経営判断ができる。」

Q3: これから導入する家族経営業者にアドバイスは?

健太さん「家族の中で『誰が抵抗するか』を最初に見極めてください。うちは母が抵抗していたけど、原因は『仕事が無くなる不安』だった。役割再定義で解決した。父は『PC苦手』だったけど、機能を絞ったダッシュボードで解決した。家族ごとに抵抗の理由が違うので、画一的に進めない方がいい。あと、事業承継準備としてULSAPOを使うのが家族経営には特に有効。私の世代がデジタル基盤を作っておけば、次の承継が圧倒的に楽になる。」

8. 同業他社への推奨理由 — 家族経営3-5名規模に勧める3つの理由

推奨理由1: 月額ゼロで家族経営の経営圧迫がない

渡辺さんコメント「家族経営の年商4,000-6,000万円規模で、年30-50万円のSaaSは厳しい。ULSAPO月額ゼロなら、SaaSコストがゼロのまま業務効率を上げられる。家族経営にとってこれが決定的」。

推奨理由2: 限られた人手を本質業務に振り向けられる

「家族3-5名規模では、1人が事務作業に消えると、他の業務(営業・物件巡回・対外対応)が回らない。ULSAPOで事務作業を自動化することで、家族の人手を本質業務に振り向けられる」(渡辺さん)。

推奨理由3: 事業承継準備としての価値

「家族経営の最大課題は次世代への事業承継。ULSAPO上に業務記録が蓄積されることで、息子世代が引き継ぐ時に苦労しない。これは数値に表れない長期的価値」(渡辺さん)。

9. まとめ — 家族経営DXは家族の健康と事業承継を支える

PQR社の4ヶ月は、家族3名の北関東地方都市・小規模不動産業者にとって、ULSAPO導入が「月末2日→30分・花子さんの整体通院ゼロ・家族夕食時間の回復・事業承継準備の進展」という形で結実した。家族経営の小規模業者向けDXの本質は、業務効率化の数値ではなく、家族の健康・生活時間・次世代承継準備という非数値の価値だ。

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