業者間流通 入居申込 オンライン化 2026|FAX→電子化で月20時間削減した自社実装手順

この記事の要点 (3行で結論)

• FAX ベースの入居申込フローを業者間流通 (BB) 経由のオンライン化に切り替え、当社は 月 20 時間 (年間 240 時間) の事務工数を削減。同時に申込 → 審査スピードを平均 3.8 日 → 1.2 日 (約 70% 短縮)。
• オンライン化の核心は (1) 申込フォームの標準化 (2) BB 経由の入力データ自動取り込み (3) 保証会社 API 連携 (4) 電子契約への一気通貫。
• 本記事で公開する自社実装手順は、ITスキルがない中小仲介でも 90 日で完了可能。月額 5,000 円から始められる。

2025 年 1 月 9 日、年明けの繁忙期初日に、当社 (神奈川県横浜市・社員 12 名) の事務スタッフから悲鳴に近い相談を受けた。「FAX で来る申込書を社内システムに転記するだけで毎日 2 時間奪われている」。前年の繁忙期 (1 〜 3 月) の入居申込数は 187 件、うち 142 件 (76%) が FAX 経由。受信 → スキャン → OCR (失敗多発) → 手入力 → 保証会社送付 → 家主送付、というフローで 1 件あたり平均 47 分かかっていた。

これを 4 月から 9 月まで 6 ヶ月かけてオンライン化し、2026 年 5 月時点では 申込の 94% を 業者間流通 BB 経由でオンライン受領、1 件あたり処理時間 13 分 (72% 削減)、月次事務工数 32 時間 → 12 時間 (年間 240 時間削減)。

馬場生悦 (宅建士・神奈川県不動産会社代表・自社管理 200 室・年間 70 件退去立会・年間 1,200 枚マイソク作成) として、この実装プロセスを 90 日 (Phase 1: 30 日、Phase 2: 30 日、Phase 3: 30 日) で完了する手順として全部公開する。IT 専任者がいない中小仲介でも実行可能な内容にした。

1. なぜ FAX 申込が時代遅れになったのか

2020 年代前半まで、賃貸入居申込は FAX が業界標準だった。理由は (1) 業者間で共通のシステムがなかった (2) 個人情報の暗号化送信手段が限定的だった (3) 高齢の元付業者が PC に不慣れだった、の 3 つ。

これが 2024 年頃から崩れた。理由は (1) 業者間流通 BB 各社が申込フォーム機能を強化、(2) 個人情報保護法改正で FAX の事故リスクが顕在化、(3) 保証会社が API 連携を本格化、(4) 電子契約が普及、の 4 点。

FAX 廃止の本当の理由は 「事務工数の削減」だけではない。当社が試算した FAX 由来のリスクは以下:

• 個人情報事故: 2024 年に当社で 1 件発生 (FAX 番号誤送信)。社内対応 32 時間、家主への謝罪訪問。
• 転記ミス: 手入力での誤りが月平均 4 件、契約直前で発覚すると再書類で 3 〜 5 日遅延。
• スピード遅延: 申込から審査開始まで平均 3.8 日。競合に契約を取られるリスク。
• 顧客体験悪化: 入居希望者から「FAX なんて使ってるの?」と若年層に敬遠される。

2. Phase 1 (Day 1 〜 30): 申込フォームの標準化

最初の 30 日は、自社で使う 申込フォームの標準化から始める。BB やシステムを変える前に、申込書の項目自体を整える。

標準化すべき項目 (28 項目)

当社が ULSAPO BB 上で運用している標準申込フォームは以下 28 項目:

1. 申込者: 氏名 / フリガナ / 生年月日 / 性別
2. 連絡先: 携帯 / メール / 現住所
3. 勤務先: 会社名 / 所在地 / 電話 / 業種 / 役職 / 勤続年数
4. 収入: 年収 / 月収 / 賞与
5. 家族構成: 同居人数 / 続柄 / 各人の年齢
6. 緊急連絡先: 氏名 / 続柄 / 電話 / 住所
7. 連帯保証人 (必要時): 氏名 / 続柄 / 勤務先 / 年収
8. 入居希望日 / 契約期間希望
9. 家賃支払方法 (口座振替 / クレジット)
10. 保証会社利用希望 / 火災保険希望
11. 特約事項 / 質問事項自由記述欄

標準化の手順

1. 既存の自社申込書 + 保証会社の審査必須項目 + 主要 BB のフォーム項目を突き合わせ。
2. 共通項目を抽出し、自社の標準フォームを 28 項目に絞る。
3. 項目ごとに入力規則 (必須 / 任意 / 文字数制限 / 形式) を定義。
4. 顧問弁護士に個人情報取得項目の妥当性をレビューしてもらう。
5. 確定版を ULSAPO BB の申込フォームに反映。

Phase 1 終了時点で、自社内の申込書 (紙 / FAX / オンライン) が同一項目で統一される。これがないと、後の自動連携が崩れる。

3. Phase 2 (Day 31 〜 60): BB 経由のオンライン受領体制を構築

Phase 2 の 30 日は、同業者からの申込を BB 経由で受け取る体制を作る。

導入する仕組み

• BB の申込フォーム機能を ON: ULSAPO BB / canary / ATBB の申込機能を有効化。
• 申込受領通知の自動振分: 元付物件の担当者にメール + Slack 通知。
• 申込データの自社 CRM 自動取込: API 経由で CRM に転記、手入力ゼロ。
• FAX 受信時の処理ルール: 当面の救済措置として「FAX で来た申込は事務が ULSAPO BB に手入力する」運用に。

同業者への告知 (重要)

BB オンライン化の最大の壁は 「同業者がついてきてくれるか」。当社は以下を実施:

• 提携 38 社へ告知メール送付 (2025 年 5 月 12 日付)。
• 主要 12 社には電話 + 訪問でフォロー。
• 「FAX も当面受けるが、BB 経由だと審査が 1 日早い」と特典提示。
• 業者勉強会で 業者間流通 BB 経由申込の使い方デモを実施 (35 社参加)。

Phase 2 終了時点で、BB 経由申込比率が 24% → 61%に上昇。同業者の半数以上が新フローに乗ってくれた。

4. Phase 3 (Day 61 〜 90): 保証会社 API 連携と電子契約一気通貫

Phase 3 の 30 日は、申込受領後のフローを自動化する。BB → 保証会社 → 電子契約までを一気通貫にする。

保証会社 API 連携

主要保証会社 (日本セーフティ / 全保連 / Casa / アルファー / オリコフォレントインシュア など) は 2024 〜 2025 年に API 公開を進めた。当社では ULSAPO BB から保証会社 5 社に同時に審査依頼を送信できる仕組みを実装。

• 導入前: 1 件あたり保証会社送付の事務 18 分。
• 導入後: ボタン 1 つで送信完了、平均 90 秒。
• 審査結果も API 経由で自動取込、メール添付 PDF を開く必要なし。

電子契約への接続

保証会社審査通過後、CRM 上で契約書ドラフトを自動生成 → 電子契約サービス (クラウドサイン / GMO サイン / freee サイン) に自動連携。

• 導入前: 契約書作成 → 印刷 → 押印 → 郵送、合計 5 〜 7 日。
• 導入後: ドラフト生成 → メール署名依頼 → 完了、最短当日。
• 収入印紙代の削減: 紙契約 1 件あたり 200 円 〜 1,000 円が不要。年間 287 件で約 8 万円節減。

Phase 3 終了時点で、申込受領 → 契約完了の平均日数は 14.2 日 → 4.7 日 (67% 短縮)。家主からの「いつ契約終わるの?」電話が激減した。

5. 数値で見るオンライン化効果 — 6 ヶ月実績

指標	Phase 0 (旧)	Phase 3 完了後	削減率
申込書受領処理 (1 件)	47 分	13 分	-72%
月次申込関連事務時間	32 時間	12 時間	-63%
申込 → 審査開始まで	3.8 日	1.2 日	-68%
申込 → 契約完了まで	14.2 日	4.7 日	-67%
BB 経由申込比率	24%	94%	+292%
転記ミス件数 (月)	4 件	0.2 件	-95%
個人情報事故 (年)	1 件	0 件	-100%

事務工数の削減効果は年間 240 時間 (約 30 人日)。当社の場合、これを 客付け営業活動 + 業者ネットワーク構築に回せた。直接的な売上影響として、客付け件数が前年同期比 +14% に。

6. ITスキルがない中小仲介向けの簡易導入パス

「90 日のフル実装は無理」という会社向けに、より簡易な導入パスも提示する。

30 日簡易プラン

1. Day 1 〜 10: ULSAPO BB に登録 (月 5,000 円〜)。サポートに依頼して標準申込フォームを設定。
2. Day 11 〜 20: 同業者 5 〜 10 社に「BB 経由申込でお願いします」と連絡。
3. Day 21 〜 30: 保証会社 1 社だけ API 連携 (主要保証会社の中で扱い件数最多のもの)。電子契約は無理せず後回し。

この簡易プランでも、月次事務工数 -40%、申込 → 審査スピード -50% は実現できる。完璧を狙わず、まず動かすのが重要。

7. オンライン化のリスクとその対策

申込のオンライン化は良いことばかりではない。当社が経験したリスクと対策を 5 つにまとめた。

(1) システム障害時の申込受付停止

2025 年 7 月、ULSAPO BB のシステムメンテナンスで 2 時間停止した際、申込受付ができず機会損失が発生した。対策: メンテナンス予定を 1 週間前に同業者へ通知、緊急時用の FAX 番号を併設しておく。

(2) 個人情報の入力ミスがそのままシステムに伝播

FAX 時代は事務担当が転記時にミスをキャッチできたが、API 連携だと入力ミスがそのまま保証会社まで流れる。対策: 申込フォームに自動バリデーション (生年月日と年齢の整合性、勤続年数の妥当性、メールアドレス形式) を実装。

(3) 同業者の IT スキル格差で対応コストが増える

提携業者の中には PC 入力に慣れない高齢の経営者もいる。当社のサポート工数が一時的に増えた。対策: 30 分の訪問レクチャー + 動画マニュアル + 電話サポートの 3 層体制で支援。

(4) 保証会社の API 障害で審査が止まる

保証会社側のシステム障害があると、当社のフローも巻き添えで止まる。対策: 複数保証会社 (主要 5 社) を API 並列接続し、1 社障害時も他社で審査継続。

(5) 電子契約の家主側理解不足

高齢家主から「電子契約は本当に法的に有効なのか」と質問が来る。対策: 国交省の電子契約ガイドライン (2022 年宅建業法改正) を 1 枚 PDF にまとめ、家主向け配布資料として常備。

8. オンライン化後の事務スタッフの役割再設計

事務工数 240 時間削減と聞くと「事務スタッフの仕事がなくなる」と心配する経営者がいる。当社の場合、事務スタッフを解雇せず、より付加価値の高い業務に再配置した。

事務スタッフの新しい役割

• 顧客対応強化: 入居者からの問合せ電話、退去予告対応、退去立会日程調整。
• 家主リレーション: 家主への定期報告、家賃改定の提案資料作成、賃料設定書のドラフト。
• BB データ品質管理: ULSAPO BB 上の物件マスター精査、写真の更新、価格調整の提案。
• 業者ネットワーク事務: 業者勉強会の案内、共催内見会の段取り、LINE グループ管理。
• マーケティング補助: SNS 投稿、コラム原稿の下準備、家主向けニュースレター作成。

結果、事務スタッフの自己評価も上がり、「単純作業から解放されて仕事が面白くなった」というフィードバックを得た。オンライン化は雇用を奪うのではなく、仕事の質を上げる手段。

9. 業界全体のオンライン化動向 — 2026 年の数値

当社の取り組みは業界全体の流れと一致している。2026 年 5 月時点の業界統計データを参考までに紹介する。

業界統計 (当社調べ・提携 38 社サンプル・2026 年 3 月)

• BB 経由申込比率: 業界平均 58%、当社 94%。
• 電子契約導入率: 業界平均 41%、当社 100%。
• 保証会社 API 連携: 業界平均 23%、当社 100%。
• FAX 完全廃止: 業界平均 18%、当社 88% (一部地方業者向けに残存)。

業界平均と比較して当社は 2 〜 3 周先を走っている状態。だが、2027 年末には業界平均も今の当社水準に近づくと予測している。今動けば 2 〜 3 年の競争優位を得られる。

政策動向との関連

2025 年 12 月の国交省 DX 推進指針で、「不動産取引のオンライン完結率 90% を 2030 年までに達成」が目標化された。これに伴い、業者間流通 BB 各社も機能拡充を加速している。先行投資のリターンは大きい。

馬場の現場メモ — FAX 廃止宣言で老舗業者から怒られた話

2025 年 6 月 3 日、当社が「8 月から FAX 申込は受け付けません」と告知したら、提携先の老舗管理会社 (横浜市西区・社員 4 名) の社長から電話で激怒された。「うちはずっと FAX でやってきたんだ、急にやめると言われても困る」。

正直、想定していた反応だった。でも 30 分話を聞いて分かったのは、彼が怒っていたのは FAX 廃止そのものではなく 「事前に相談がなかった」こと。一方的に「やめます」と通告したのが失礼だった。

翌週、菓子折り持って訪問し、改めて説明した。「個人情報事故防止のため」「先方 (入居希望者) の若年層が紙書類を嫌う」「業界全体の流れ」と。同時に「ULSAPO BB の使い方は当社社員が訪問して 30 分で教えます」と提案した。結果、彼は納得してくれた。今では月 4 〜 6 件、BB 経由で当社に申込を回してくれる関係に。

学んだのは 「業務フロー変更は、技術的問題ではなく感情の問題」。FAX を続けたい人の本音は「変化が怖い」「自分が取り残される不安」。それに技術的説明をぶつけても響かない。寄り添って、一緒に習得する姿勢が必要。

今やるべきことは 「FAX 廃止は 90 日前に告知 + 個別フォロー」。突然の通告は関係を壊す。当社では ULSAPO BB ユーザー向けに、FAX 廃止告知文のテンプレートと、同業者への個別フォロースクリプトを無償配布している。

私が他社と意見が違う点 — 「FAX は当分なくならない」論への反論

業界の高齢経営者から 「FAX は当分なくならない、急ぐ必要はない」という意見をよく聞く。私はこの認識に正面から反対する。

当社の 2025 年実測データでは、提携 38 社のうち 「2026 年末までに FAX 申込を廃止予定」と回答した社は 31 社 (82%)。残り 7 社のうち 4 社は経営者交代待ち、3 社は事業継承検討中。「FAX が残る」のではなく「FAX しか使えない会社が淘汰される」のが現実。

もう 1 つの反論として、「高齢の家主は紙の方が安心する」論。これも実測すると違って、当社が 2025 年に管理物件家主 187 名にアンケートした結果、「電子契約に抵抗がある」家主は 12% のみ。88% は「むしろ早く電子化してほしい」「印鑑押すのが面倒」と回答。家主の本音は経営者の予想と違う。

3 つ目の反論は 「電子化のコストが高い」論。当社の試算では、ULSAPO BB 月 5,000 円 + 電子契約サービス月 1 万円 = 月 1.5 万円。これに対し節約できる事務工数 240 時間 × 時給 2,500 円 = 年 60 万円。ROI 約 3.3 倍。コストではなく投資。

結論として、「FAX 廃止は経営判断の遅延コストが大きい。2026 年中に決断すべき」。これが 8 年運用してきた私の現場感覚。

10. 申込オンライン化を阻む「3 つの心理的バリア」とその崩し方

技術的にはオンライン化は可能でも、現場でつまずく原因の 8 割は心理的バリア。当社が直面した 3 つのバリアと突破方法を共有する。

バリア 1: 「FAX で慣れているから変えたくない」

事務スタッフの本音。20 年来の運用を変えるのは認知的負荷が大きい。対策: 並行運用期間 (90 日) を設け、本人のペースでオンライン移行できる環境を作る。強制ではなく自発的な切り替えを促す。

バリア 2: 「データ漏えいが怖い」

経営者の本音。電子データの方が紙より「漏れやすい」イメージを持っている人が多い。対策: 実データを示す — 当社では FAX 時代の事故 1 件 / 年に対し、業者間流通 BB オンライン化後の事故 0 件 / 2 年。むしろ電子化の方が安全。

バリア 3: 「同業者がついてこない」

営業担当の本音。「先方が FAX しか使えないなら、こちらも FAX で対応せざるを得ない」。対策: 同業者 1 社ずつ訪問し、30 分の操作レクチャー + 動画マニュアル + 電話サポートで支援。当社の場合、提携 38 社のうち 35 社が 6 ヶ月で 業者間流通 BB 経由運用に移行した。

心理的バリアは技術導入の最大の障壁だが、丁寧な並行運用と実データの提示で必ず崩せる。経営者のリーダーシップが鍵。

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よくある質問 FAQ

Q1. 同業者の中に IT に弱い人がいる場合、どうフォローしますか?

A. 当社では 「30 分の訪問レクチャー」を無償提供しています。ULSAPO BB の使い方を画面共有で説明し、初回申込を一緒に入力。これで 95% の業者は自走できるようになります。

Q2. 保証会社が API 対応していない場合は?

A. 主要保証会社 5 社は対応済み (日本セーフティ / 全保連 / Casa / アルファー / オリコフォレントインシュア)。未対応の保証会社は当面 FAX 併用、当社では保証会社の選定基準に API 対応を組み込みました。

Q3. 電子契約に切り替えると家主の手数料負担は増えますか?

A. 当社で利用しているクラウドサイン / GMO サインの場合、家主負担は 1 契約あたり 220 円 〜 770 円。紙契約の印紙代 (賃料による) より安いケースが多く、家主負担は実質減ります。

Q4. オンライン化で個人情報事故のリスクは増えませんか?

A. 適切に設計されたシステムでは逆に減ります。ULSAPO BB は SSL 通信 + アクセスログ記録 + 多要素認証で、FAX 誤送信のような物理的事故が発生しません。当社では導入後、個人情報事故ゼロを継続中。

Q5. 90 日プランで失敗する場合、典型的なつまずく箇所は?

A. 多いのは (1) 同業者への告知不足 (2) 保証会社の API 対応未確認 (3) 社内事務の業務フロー再設計を後回し、の 3 つ。Phase 開始前に必ず同業者・保証会社・社内事務とすり合わせをしてください。

利益相反開示 — 馬場生悦 = ULSAPO 創業者

本記事の著者である馬場生悦は、不動産 SaaS「ULSAPO」(https://ulsapo.jp) の創業者であり、業者間流通プラットフォーム ULSAPO BB を運営しています。記事中の事例・数値は当社運用の実データに基づきますが、自社サービスへの誘導が含まれます。利害関係をここに明示します。

著者: 馬場生悦 (宅建士 / 神奈川県不動産会社代表 / 自社管理 200 室 / 年間 70 件退去立会 / 年間 1,200 枚マイソク作成 / ULSAPO 創業者)